La lettre d'accord est un document essentiel de la négociation.
L'objectif de la lettre d'accord est de fixer les obligations liant le fournisseur et le consortium couperin.org, suite à la validation de l'offre. Elle engage en particulier à présenter aux membres clients de couperin.org les tarifs, contenus, services et droits accordés à l'issue de la négociation.
Ce document vise donc à garantir la qualité des relations commerciales et l'exigence de loyauté entre les parties, tels que reconnus par le Code du commerce ou la jurisprudence récente."
La lettre est signée par Couperin.org (representé par "nom du négociateur") et par le fournisseur.
Elle précise :
- Les parties concernées (le fournisseur et couperin.org pour le compte de ses membres, listés ci-après)
- Le contenu de la ressource (présentation et liste des contenus et titres disponibles)
- Les conditions financières négociées
- Les usages autoriséset description des contenus proposés dans l'offre
- Une annexe avec les souscripteurs si non présent dans la première partie"
La lettre d'accord ne se substitue pas à la licence que le fournisseur et le client doivent signer. La signature de la licence par le Client membre de couperin.org entraîne application des conditions fixées par la lettre d'accord.
Cette licence,conformément à la loi Toubon (loi nº 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française) doit être en français. Si elle ne peut être obtenue en français, une licence en anglais doit impérativement être fournie accompagnée de sa traduction en français.
La lettre d'accord ne constitue pas par elle-même une commande ou une obligation pour le client d’émettre des commandes ni une quelconque exclusivité au profit du prestataire.
Toute inobservation par l’une des parties de ses obligations au titre de la lettre d'accord peut justifier la résiliation de celui-ci après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse dans un délai d’un mois à compter de sa date de réception.
A compter de la date de résiliation, les nouveaux contrats ne bénéficieront plus des conditions commerciales de la présente lettre d'accord, étant précisé que chaque entité du réseau couperin.org aura la faculté de résilier sans indemnité les commandes affectées par un tel changement des conditions commerciales.
Ce document doit être signé par l'éditeur et le négociateur avant la diffusion de l'offre aux établissements.
Lettre mise à jour en décembre 2016