Proposer une ressource

Vous êtes éditeur, distributeur d’une ressource documentaire ? Vous trouverez ci-dessous des indications sur les ressources éligibles et la marche à suivre pour présenter une proposition. Vous pouvez aussi utiliser le formulaire de contact pour vous mettre en relation avec notre Département des Négociations Documentaires (DND) et présenter ou proposer une ressource au consortium.

Fonctionnement de Couperin

Couperin est un consortium d’établissements dont le but est de mutualiser l’expertise et la négociation de ressources documentaires numériques au bénéfice de ses membres, sur des principes de travail collaboratif. L’activité du consortium repose presque exclusivement sur l’apport des membres, sur la base du volontariat. Couperin n’est pas d’un intermédiaire commercial avec lequel peut être défini un partenariat. La prospection commerciale ou la promotion de produits est du ressort exclusif du fournisseur. Couperin ne répondra pas à l’attente d’un fournisseur de ‘référencer un produit’, ou de ‘l’ajouter au catalogue de l’offre Couperin’. Mais nous avons parfaitement conscience des avantages résultant d’une négociation en termes de visibilité et de crédibilité.

Ressources éligibles

Les domaines couverts, sont les publications destinées à l’enseignement supérieur et à la recherche académique, notamment les revues scientifiques, les e-books et les bases de données spécialisées.

 Les ressources et plateformes pédagogiques, telles que les méthodes de langue ou par exemple les atlas d’anatomie ou de préparation aux examens ne font pas a priori partie du domaine couvert. Il en est de même des logiciels, sauf ceux strictement liés à des applications documentaires. Dans ces domaines, la décision de négocier sera le résultat d’une sollicitation des membres (certaines ressources étant acquises par les bibliothèques plutôt que par les services pédagogiques ou informatiques des établissements).

Opportunité et décision de négociation

La décision de négocier une ressource se fait principalement suite à une demande émanant de ses membres et éventuellement suite à la proposition d’un fournisseur. Il est notamment inutile d’engager une négociation si des objectifs communs à au moins une dizaine d’établissements n’ont pas été réunis, ou si la négociation n’apporte pas d’avantages supplémentaires pour les établissements membres. En outre Couperin devra trouver un volontaire, parmi ses membres, pour négocier. 

Ce dernier doit avoir une connaissance approfondie de la ressource (contenu, distribution, modèle tarifaire, modes d’accès, services associés…).  Il pourra ainsi bien répercuter l’attente des adhérents, apporter au fournisseur des critères leur permettant de construire des offres adaptées aux différentes catégories d’adhérents (selon leur taille, leurs besoins, …) . L’offre s’adresse effectivement à tous les adhérents Couperin s’étant déclarés intéressés. Le négociateur pourra procéder à des enquêtes d’intérêt auprès de ses membres au cours du processus de négociation.

Calendrier-type

La presque totalité des ressources est négociée sur la base de l’année calendaire (janvier-décembre). Il est important, surtout pour une nouvelle ressource, d’engager le processus bien en amont (février-mars de l’année N-1).

Formellement, les négociations démarrent en mars-avril par la publication de la Lettre de cadrage (voir sur le site https://couperin.org/negociations/ressources/lettre-de-cadrage) qui apporte les éléments qui doivent guider les négociations. Il s’agit non seulement d’éléments économiques mais également techniques et juridiques. La négociation proprement dite survient ensuite et porte autant sur les conditions tarifaires du service de lecture (et de publication le cas échéant), que sur les conditions d’accès et services associés et notamment : les licences d’utilisation, les indicateurs d’usage fournis (indicateurs COUNTER 5 et logs brutes), la livraison de métadonnées et, le cas échéant, la conformité à la Loi pour une République numérique pour le dépôt dans les archives ouvertes, les droits d’archivage, tant sur le site du fournisseur que la livraison d’archives de sauvegarde (Panist), l’accès pérenne, la livraison des données et métadonnées de la production française, la publication en accès ouvert, etc.

Tests

Au cours du processus de négociation peuvent être effectués des tests gratuits, notamment pour un nouveau produit. Ils sont généralement ouverts à tout membre de Couperin qui en fait la demande. D’une durée d’un à trois mois, parfois plus. S’il y a manifestation d’intérêt, il est possible d’aller plus loin dans la négociation. Il convient donc de s’assurer de bonnes conditions de réalisation (choix des dates, communication,  ..).

Conclusion d’un accord et diffusion de l’offre finale

Le processus de négociation est supervisé par les chefs de pôles. Le résultat final doit faire l’objet d’une validation par les instances de Couperin : Chefs de pôles et Responsable du Département des Négociations Documentaires, voire Bureau professionnel ou Conseil d’Administration en fonction des enjeux.

L’offre finalisée se traduit par la signature d’une lettre d’accord, établie à partir d’un canevas spécifique. Les offres diffusées doivent intégrer une licence-type pour chacune des ressources. Les contrats passés par les établissements dans le cadre des accords Couperin doivent être une adaptation, pour chaque établissement, de ce modèle. Cette offre validée sert de référence pendant la durée annoncée (au minimum un an). Elle est diffusée auprès des membres de Couperin. Certains éléments tels que la licence-type sont publics, tandis que d’autres tels que la grille tarifaire, et à chaque fois que c’est possible une projection des tarifs pour les clients de l’année en cours (projection à ‘isopérimètre’), sont réservés aux seuls membres de Couperin.  

Pendant toute la durée de la négociation, le fournisseur s’interdit tout démarchage commercial et offres tarifaires ‘parallèles’ auprès de l’ensemble des membres de Couperin. Pour autant, comme nous l’avons souligné, le travail de prospection, de présentation du produit, les tests et autres démarches demeurent parfaitement licites.

La lettre d’accord n’est pas un document contractuel à proprement parler, mais c’est sur la base de ce document que sont conclus les contrats entre le fournisseur et les clients membres de Couperin.

Suivi post-diffusion et renouvellement des accords

Suite à la diffusion de l’offre, les négociateurs sont systématiquement tenus informés des échanges entre les établissements et le fournisseur (éventuels devis, s’il n’ont pu être présentés dans le cadre d’une simulation tarifaire, commandes, signature des licences, …). Le fournisseur s’engage également à répondre à l’enquête annuelle ‘carnets de commande’. Il s’agit d’une condition nécessaire à la reconduction d’une négociation afin que l’on puisse disposer d’une information fiable sur les contrats en cours. Bien entendu, il ne peut être question d’appliquer des tarifs différents une fois la négociation conclue. En cas de tarifs revus à la baisse par exemple, celle -ci doit être répercuté à l’ensemble des membres.