Programme des acquisitions nationales du GIS CollEx-Persée

Le GIS CollEx-Persée est une infrastructure de recherche en information scientifique et technique (IST) créée en 2017 qui réunit un ensemble d’établissements de recherche, des opérateurs de l’IST et des grands établissements documentaires. Dans un contexte d’évolution forte de la documentation pour la recherche sous l’effet de la transition numérique et de l’ouverture de la science, le GIS vise à faciliter l’accès et à favoriser l’usage des collections de bibliothèques par les chercheurs. Il comprend 4 axes principaux : la numérisation de documents papier, la cartographie des ressources, la conservation pérenne et l’acquisition de ressources électroniques rares. Il entend opérer une évolution forte des services offerts par les bibliothèques en tant qu’instrument de recherche par rapport aux missions exercées par les anciens CADIST.

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La feuille de route

Le GIS a établi dès sa première feuille de route un axe stratégique dédié aux acquisitions électroniques, en visant essentiellement des ressources très spécialisées, dites « de niche », afin d’enrichir l’offre documentaire de niveau recherche à l’échelle nationale. Ce programme s’est inscrit dans le sillage du programme des licences nationales menées par le projet « ISTEX » et en complémentarité avec la politique documentaire propre à chaque établissement, afin de desservir des communautés de chercheurs dispersées sur le territoire. 

L’ensemble du programme est porté par un groupe de travail en charge d’identifier les ressources pertinentes et d’en coordonner l’achat. Ce groupe de travail rassemble des représentants des grands établissements documentaires membres du GIS, des négociateurs du consortium Couperin (certains portant ainsi une double casquette),  ainsi que des opérateurs de l’IST (ABES, INIST-CNRS).

Construire un programme

Les suggestions d’achat ont été élaborées sur la base d’informations collectées suite à des enquêtes de besoins menées auprès des chercheurs et auprès des bibliothèques de référence dans chaque discipline représentée au sein des membres du GIS. Le programme prévisionnel est présenté au comité opérationnel du GIS, les critères de sélection sont discutés et votés par son Comité scientifique. Un comité de négociation est formé sur chaque projet d’acquisition afin d’entrer en relation avec l’éditeur de la ressource. L’acquisition n’a lieu qu’après la validation donnée par le groupe de travail. 

Un certain nombre de critères ont été combinés pour la sélection des ressources :

• le niveau et le public à laquelle elle s’adresse (niveau recherche)
• une relative rareté de la ressource au niveau national (peu d’établissements l’acquièrent),
• son caractère de spécialité (elle s’adresse à un nombre restreint d’utilisateurs potentiels), la dispersion des utilisateurs sur le territoire.

Un critère important réside dans la possibilité de la ressource à être intégrée dans ISTEX afin d’offrir un service aux chercheurs le plus complet possible, comprenant : pérennité de l’accès aux contenus, services spécifiques développés par la plateforme (fouille de texte notamment).  

La possibilité de financer le projet et une relation constructive avec l’éditeur ou le propriétaire de la plateforme sont également des motifs de poursuite de l’acquisition.

Mise en œuvre

Les comités de négociations constitués pour chaque projet d’achat articulent:

• un pilotage scientifique assuré par une bibliothèque spécialisée dans la thématique retenue,
• une coordination générale des relations avec l’éditeur assurée par les négociateurs Couperin en collaboration étroite avec l’ABES qui soutient le portage administratif, juridique et financier des achats.

En vue de l’intégration de la ressource de manière pérenne dans ISTEX, l’ABES effectue également un travail technique de test de la qualité des métadonnées fournies, en suivant un cahier des charges techniques précis. La non-conformité de celles-ci est un critère qui peut être discriminant et faire échouer l’achat définitif.

L’issue de chaque négociation est validée par le groupe de travail « acquisitions », selon que les objectifs en termes de coûts et de niveau de service obtenus sont tenus.

Si le programme CollEx-Persée a entrepris l’achat de collections importantes d’ebooks ou d’archives de revues, à l’instar du programme ISTEX, il s’est également attaché à diversifier la typologie des ressources acquises par l’achat de corpus d’archives et d’expérimenter différents types de modalités de sélection et d’achat, avec des projets de type EBA (evidence-based acquisitions).

S’informer

Le site web du GIS CollEx-Persée recense l’ensemble des acquisitions réalisées dans le cadre du programme. Un bilan des opérations est présenté chaque année dans le Rapport annuel du GIS. 

Consulter l’intégralité du programme réalisé (lien externe) Ouvrir

Le site des Licences Nationales administré par L’ABES vous permet d’avoir accès aux documents contractuels de la licence, ainsi qu’aux informations pour ouvrir l’accès et faire le signalement dans les outils de découverte.

Retrouver sur le site des Licences nationales le détail de chaque acquisition. (lien externe) Ouvrir

Au fil de leur traitement, les contenus sont progressivement chargés sur la plateforme ISTEX, qui permet la fouille de texte. 

Accéder à la plateforme ISTEX (lien externe) Ouvrir

Le programme d’acquisitions en projet pour l’année 2023, est quant à lui consultable sur Consortia Manager, après authentification.

Consulter le programme d’acquisitions 2023 (accès authentifié) (lien externe) Ouvrir

En cas de difficulté pour vous connecter à Consortia Manager, contacter : comanteam@couperin.org

Les actualités des négociations Couperin recensent aussi les dernières acquisitions de CollEx-Persée