Lettre de cadrage – négociations 2024 pour les accords 2025
Negotiation’s Guidelines (English Version)
Le département des négociations documentaires du consortium Couperin apporte avec cette lettre de cadrage les éléments qui doivent guider les négociations au cours de l’année 2024 (à effet 2025). Les ressources électroniques considérées sont les revues et les livres électroniques, les bases de données et les ressources hybrides.
Nature des accords et exigences tarifaires
L’objectif de Couperin est toujours de s’adapter aux besoins et capacités de ses membres dans un souci de cohésion et de mutualisation. Alors que tous s’accordent à dire que la science se doit d’être ouverte et accessible à tous, l’enquête budgétaire menée cette année par le consortium auprès de ses membres montre qu’une augmentation constante des dépenses documentaires est devenue inconciliable avec les réalités actuelles. Les budgets documentaires en 2024 sont en baisse ou au mieux en stagnation pour près de 70% des établissements. En parallèle, les dépenses de publication sont en constante augmentation.
Ces données sont antérieures au décret annonçant notamment l’amputation de 900 M€ aux crédits du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.
Si le plan national pour la science ouverte (PNSO) appelle à généraliser l’ouverture des publications et des données, les leviers de la transformation sont multiples. Chaque établissement adopte sa politique en toute autonomie. Une récente enquête auprès de nos membres montre des attentes variées. Les établissements Couperin ont indiqué une préférence pour des accords globaux de Lecture et Publication dans la mesure où la dépense d’abonnement historique n’augmente pas. Une grande partie de nos membres reste toutefois attachée à la formule Abonnement simple.
Le consortium s’attachera à négocier des abonnements classiques et des accords globaux de lecture et publication. Dans ce deuxième cas, il veillera à ce que l’auteur publiant puisse exercer pour chaque article soumis dans des revues commerciales, son choix en termes d’ouverture immédiate ou non, de type de licence Creative Commons et de conservation des droits d’auteur.
Les propositions permettant un développement de la science ouverte et une adéquation au Plan S pourront être examinées à coût constant. A défaut, concernant le renouvellement d’accords déjà existants, les propositions concernant uniquement l’accès aux abonnements des revues électroniques ne pourront être validées qu’à la condition de permettre une réduction des coûts : elles doivent donc mentionner clairement un coefficient de réduction du coût à l’issue du contrat.
Pour les autres types de ressources tels que les e-books, les bases de données ou toute autre ressource hybride, une stabilisation des coûts sera l’objectif minimal.
Ces objectifs consortiaux deviennent maintenant notre norme.
Conformité au Plan S : critères exigés
Accords de lecture :
Dans le cadre des accords d’abonnement, les propositions devront être conformes à la stratégie de rétention du Plan S concernant les droits des auteurs : toutes les publications (a minima les versions acceptées pour publication) issues des projets financés par l’ANR ou tout financeur de la recherche membre de la Coalition S devront être sous licence CC-BY, permettant le dépôt immédiat du texte intégral dans une archive ouverte, soit directement dans HAL soit par l’intermédiaire d’une archive institutionnelle locale.
Pour les autres publications, les auteurs peuvent diffuser publiquement leurs écrits scientifiques dans les conditions de l’article 30 de la Loi « Pour une République numérique ».
Accords globaux de lecture et publication :
En ce qui concerne les accords globaux de lecture et de publication, ceux-ci devront s’inscrire dans les critères répondant au plan S, notamment :
- Ils seront temporaires et valables pendant la durée du contrat. Ils ne pourront engager les contrats futurs.
- Ils viseront 100% de publications françaises en accès ouvert. La libération progressive des articles français n’est donc pas à privilégier.
- Les licences associées seront Creative Commons, permettant aux auteurs de conserver leurs droits.
- Les coûts et les détails de la transition seront transparents et publics. Le contenu des contrats pourra être mis en libre accès sur ESAC.
- Durant la phase de transition de la transformation, le montant des APC payés dans les revues hybrides ne doit pas être pris en compte par l’éditeur pour élaborer son tarif.
- Ils doivent autoriser chaque auteur de correspondance à publier en accès ouvert ou sous abonnement.
Négociation de revues entièrement en accès ouvert :
Le consortium Couperin s’engage à favoriser l’accès ouvert immédiat aux publications scientifiques en promouvant l’éventail des voies de publication pour tenir compte des réalités des communautés scientifiques et encourager la bibliodiversité. Il a notamment pour mandat d’étudier la pertinence de négocier avec des acteurs nativement Open Access. Chaque intention de négociation sera examinée au cas par cas par le DND en fonction du modèle de l’éditeur et des données de publication.
Même si les modèles commerciaux avec des coûts de publication justifiés et supportables pourront être examinés, la recherche de modèles innovants et fondés sur le partenariat sera privilégiée.
Données demandées aux éditeurs de revues académiques
Quelle que soit la nature de l’accord conclu avec Couperin, les éditeurs doivent fournir chaque année des éléments permettant d’apprécier son activité de publication et la part de la production française appréhendée selon plusieurs paramètres. De même, les données d’usage des contenus par les abonnés devront être fournies.
Les données demandées sont :
Activité globale de publication du fournisseur :
- Le nombre total d’articles publiés par le fournisseur dans les contenus souscrits,
- Le nombre total d’articles publiés en accès uniquement par abonnement,
- Le nombre total d’articles publiés en accès ouvert dans des revues hybrides,
- Le nombre total d’articles publiés dans des revues totalement ouvertes.
Publications liées à l’ESR français :
- Activité de publication : liste des articles dont au moins un des auteurs est affilié à un établissement français.
Données à fournir : DOI, année de publication, titre de l’article / chapitre, auteur, ORCID, affiliation, titre de la revue, ISSN, nature de la revue / ouvrage (abonnement seul, hybride, pur Open Access), indication du mode de publication de l’article (OA, non OA), licence associée (copyright, Creative Common avec indication de la licence utilisée)
- Dépenses d’APC : liste des articles dont l’auteur de correspondance est affilié à une institution française et montant des frais de publication payés. Les données collectées serviront en partie à la publication annuelle des dépenses françaises d’APC sur le site Open APC et à alimenter le dispositif français de monitoring rapide et transparent des dépenses relatives aux dépenses de publication (APC et frais annexes).
Données à fournir : DOI, ORCID, montant acquitté HT et TTC, taux de remise, auteur, affiliation, établissement facturé
Statistiques :
Le consortium Couperin collecte et centralise les données d’usage de la documentation numérique des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR) dans un entrepôt national ezMESURE, pour donner accès à une visualisation de type cartographie dynamique et à des indicateurs nationaux, régionaux et par établissement.
Pour chaque ressource, les fournisseurs s’engagent à fournir au moins annuellement et au mieux mensuellement des rapports statistiques détaillés d’usage, conformes à la norme COUNTER 5.
Ces rapports COUNTER 5 seront fournis dans un format lisible par un tableur (fichiers .csv ou .xls) ainsi qu’au format .json, et rendus accessibles par l’intermédiaire d’une interface d’interrogation (API) REST telle que la décrit le protocole associé SUSHI.
De plus, un accès consortial sera fourni sans frais à Couperin.org, afin de lui permettre d’accéder au détail par établissement ainsi qu’aux totaux pour l’ensemble des membres de Couperin.
Pour chaque ressource, les fournisseurs s’engagent à fournir mensuellement au consortium Couperin.org les traces d’usage (log brutes) générées par l’utilisation de chacun des abonnés ayants-droits.
Toutes les informations sont disponibles sur le site officiel www.projectcounter.org et sur le site de Couperin http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/statistiques-dusage/counter
Outil de workflow des APC
Dans le cas d’un accord global de publication et de lecture ou d’un accord pour la publication dans des revues entièrement ouvertes, les caractéristiques de l’outil de suivi des publications en accès ouvert (dépôt de la demande par le chercheur, validation administrative, facturation, accès à des bilans, …) devront être discutées et aménagées pour s’adapter à la situation française (affiliations multiples, dépôt de factures sur la plateforme Chorus).
Archives : accès aux années souscrites en cas de désabonnement
Afin de permettre aux établissements qui se désabonnent le maintien de l’accès à la documentation souscrite (revues et e-books) acquise, le fournisseur doit préciser les modalités selon lesquelles il garantit l’accès pérenne aux contenus souscrits.
Le consortium inclut désormais dans les accords signés avec le fournisseur la remise de l’ensemble des données et métadonnées pour chargement sur les plateformes d’archives nationales, qui assureront la conservation des données sur le territoire national et la gestion des accès sécurisés à ces contenus. Des droits étendus seront accordés et la gestion des accès confiée au consortium et à l’opérateur technique désigné, qui pourra communiquer des rapports d’utilisation au fournisseur. Il s’agit d’une mesure confiée à une institution publique, destinée à assurer la souveraineté sur des données acquises, leur conservation pérenne sur le territoire français, et l’accès sans frais aux ayants-droits.
Selon le cas, une convention pourra être signée entre l’éditeur et l’Inist-CNRS pour la plateforme PANIST, plateforme gérant les droits d’accès des anciens abonnés.
Prêt entre bibliothèques
Le fournisseur autorise l’utilisation des ressources sous licence pour répondre aux demandes de prêt entre bibliothèques dans le cas d’une stricte utilisation pour l’enseignement supérieur et la recherche. Le fournisseur devra fournir au négociateur à sa demande des précisions concernant le type de fourniture de documents qu’il autorise (usage de l’électronique, nécessité d’imprimer, etc.) Si les ressources sont des e-books, le fournisseur précisera les modalités permettant la livraison de tout ou partie du document au lecteur d’une bibliothèque tierce et, s’il ne détient pas ces droits, s’engagera à discuter avec les titulaires des droits pour faire évoluer ce service.
Signalement dans les outils de référencement
Les établissements français abonnés doivent pouvoir intégrer dans leur catalogue local ou leur outil de découverte les métadonnées des éléments souscrits chaque année. A cette fin, les métadonnées structurées, ouvertes et documentées doivent être livrées pour intégration à l’ensemble des catalogues collectifs auxquels participent les établissements membres de Couperin (à titre d’exemple le SUDOC et WorldCat) et à la base de connaissance nationale BACON Les métadonnées seront placées sous le régime de la licence ouverte/open licence Etalab. En vue de ces intégrations, les métadonnées doivent être livrées à l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur.
Ces informations seront rendues publiques sur le site de Couperin.org.
Les éditeurs sont invités à se mettre en conformité avec la recommandation KBART (conforme à la recommandation Knowledge Base And Related Tools) et à fournir à l’Abes des fichiers de description des contenus des ressources négociées, ainsi que les mises à jour pendant toute la durée de l’accord.
Pour aller plus loin : plaquette d’information Abes sur la base de connaissance BACON Pour les ressources choisies comme prioritaires par le consortium, les métadonnées des articles et/ou chapitres pourront devront être livrées à l’ABES pour l’intégration dans la base scienceplus.ABES.fr
Identifiants uniques auteurs et organisations
Les identifiants pérennes favorisent le partage, la réutilisation des productions scientifiques et permettent leur accès sur le long terme. Ils simplifient aussi leur citation.
Couperin s’associe à la promotion de l’usage d’identifiants uniques et encourage les éditeurs à implémenter ces identifiants dans leurs métadonnées et à pousser ces mêmes métadonnées dans les métadonnées des DOI CrossRef.
Parmi les identifiants auteurs, l’usage d’ORCID, identifiant neutre et indépendant, fait l’objet d’un consensus international.
Pour les éditeurs français, IdRef est également souhaitable.
Concernant les identifiants d’organisation, Couperin recommande l’usage d’ID désambiguïsés, ouverts et interopérables qui permettent d’identifier de manière univoque les affiliations de chercheurs et les résultats de la recherche. Parmi ces identifiants l’usage de ROR (Registre des organismes de recherche) répond à ces critères.
Intégrité scientifique
Les établissements de l’ESR mettent en place des politiques respectueuses de l’intégrité scientifique et attendent des éditeurs qu’ils utilisent des logiciels de détection de similarité en amont du processus de publication mais également qu’ils s’engagent à passer des accords avec les producteurs de ces logiciels pour autoriser le moissonnage de leurs ressources sous abonnement, dans le respect du droit d’auteur et du copyright.
La liste des logiciels admis par le fournisseur et le cas échéant l’acceptation d’étendre des accords à d’autres producteurs, notamment avec ceux sous droit français ou européen, sera mentionnée dans la lettre d’accord.
Le Center for Scientific Integrity (CSI) et Crossref ont conclu un accord permettant l’accès ouvert à la base de données Retraction Watch. Cet objectif est conforme au Plan national pour la science ouverte. Les éditeurs sont donc désormais appelés à enregistrer leurs avis de rétractation directement auprès de Crossref. En parallèle, et toujours dans un objectif d’ouverture des données et d’intégrité scientifique, le consortium encourage les éditeurs à transmettre les métadonnées (dont résumés et données de citation) aux producteurs tels que Crossref.
Fouille de texte ou TDM
Les clauses TDM dans les négociations ont pour objectif d’acter des droits supplémentaires à ceux octroyés par l’ordonnance française sur le droit de fouille pour les usagers. Pour rappel, aucune compensation financière n’est nécessaire pour exercer le droit de fouille de texte et de données.
L’ordonnance de transposition de la directive européenne 2019/790 sur le droit d’auteur et les droits voisins dans le marché unique numérique introduit une exception aux règles du droit d’auteur à des fins de recherche applicable aux « fouilles de textes et de données menées à bien aux seules fins de la recherche scientifique par les organismes de recherche, les bibliothèques accessibles au public, les musées, les services d’archives ou les institutions dépositaires du patrimoine cinématographique, audiovisuel ou sonore, ou pour leur compte et à leur demande par d’autres personnes, y compris dans le cadre d’un partenariat sans but lucratif avec des acteurs privés ».
Accessibilité numérique et handicap
L’accès aux ressources électroniques par des personnes en situation de handicap constitue un élément important sur lequel le consortium souhaite mettre l’accent.
Les fournisseurs et éditeurs de ressources numériques sont invités à faire connaître leur degré de conformité avec le référentiel général d’amélioration de l’accessibilité RGAA Version 4.1 en fournissant une déclaration d’accessibilité.
Pour les fournisseurs qui font le choix de se référer aux normes internationales en matière d’accessibilité numérique plutôt qu’au référentiel français, leurs contenus et services web pourront être évalués en s’appuyant sur les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.1. Nous demandons aux fournisseurs de présenter le bilan de cette évaluation.
TVA
Tous les accords pour 2024 devront intégrer le taux conforme au code général des impôts. Au regard du code général des impôts en France, le taux de TVA applicable à la majeure partie des publications numériques négociées dans le cadre de Couperin est :
- Taux réduit « Livres et Revues » : 5,5% en métropole et 2,1% (Corse, Guadeloupe, Martinique, Réunion),
- Taux « super-réduit Presse » : 2,1% en métropole et Corse, 1,05% en Guadeloupe, Martinique, Réunion.
Il n’existe pas de TVA en Guyane et à Mayotte.
L’application d’un autre taux devra être justifiée.
Campus multi-sites et établissements expérimentaux
Certains établissements sont constitués d’infrastructures localisées sur plusieurs sites, parfois éloignés géographiquement. Ils forment néanmoins un ensemble administratif homogène avec un mode de gestion globalisé et doivent être considérés comme un seul et unique établissement.
Les effectifs étudiants, enseignants et chercheurs sont recensés au niveau général de l’établissement. L’accès aux ressources sera ainsi ouvert à l’ensemble de la communauté concernée par l’offre, quel que soit le lieu d’implantation géographique des personnes. L’établissement souscripteur déclarera ses effectifs en conséquence.
L’aspect multi-sites d’un établissement ne doit pas donner prétexte à une augmentation du coût : les tarifs proposés tiennent compte exclusivement des effectifs. Les propositions financières comportant une majoration au titre du nombre de sites ne seront pas validées par le consortium.
Un établissement public expérimental (EPE) se compose :
- de composantes, qui n’ont pas de personnalité morale et sont complètement intégrées à l’établissement (via une fusion inscrite dans le décret constitutif de l’EPE) : elles correspondent aux établissements auxquels l’EPE s’est substitué et, à ce titre bénéficient de l’ensemble des ressources souscrites par l’EPE ;
- éventuellement d’établissements-composantes, de membres-associés ou de membres partenaires, qui conservent leur personnalité morale et juridique et peuvent quitter l’établissement expérimental. A ce titre, ils peuvent participer à titre individuel à un accord négocié et ne sont pas obligés de souscrire à l’ensemble des ressources souscrites par l’EPE.
La mutualisation des abonnements au niveau de l’EPE n’est pas systématique et dépend du caractère indispensable des ressources pour plusieurs établissements de l’EPE.
L’extension à titre gratuit est indispensable si le public cible est déjà précédemment compté.
Bibliothèques interuniversitaires et à statut spécifique
Les bibliothèques interuniversitaires et les bibliothèques à statut spécifique desservent des publics issus de différentes institutions académiques, elles doivent fournir un service identique pour répondre à leurs missions documentaires à caractère interuniversitaire ou national. L’accès distant à l’ensemble des publics académiques inscrits dans les bibliothèques interuniversitaires et dans les bibliothèques à statut spécifique doit être généralisé.
Accès techniques
Le fournisseur s’engage à mettre à disposition sans frais des accès destinés à vérifier l’adéquation des ressources fournies aux termes de l’accord, à développer le cas échéant des services dédiés pour les ayants-droits et à informer les ayants-droits sur leurs accès et droits. Ces accès seront exclusivement réservés aux personnels Couperin en charge des services et de la prospective et des négociations, ainsi qu’à ceux de de l’Agence bibliographique de l’Enseignement Supérieur (ABES) en charge des achats et des services de signalement associés aux achats, aux agents de l’Inist-CNRS chargés de la mise en œuvre de l’archivage et des accès pérennes et des données d’usage, ou à tout autre établissement porteur de groupement de commandes.
Groupements de commandes
Un groupement de commandes est un avantage réel consenti au fournisseur, en cela qu’il lui garantit notamment un revenu sur plusieurs années, les groupements de commandes étant souvent pluriannuels. A ce titre, un groupement de commandes doit pouvoir proposer des acquis collectifs (des services spécifiques jugés prioritaires par le consortium). Le groupement de commande diminue la charge de travail du fournisseur car la négociation se fait en une seule fois pour un grand nombre de membres Couperin et un certain nombre de tâches peuvent être effectuées par le porteur de groupement de commandes. La facturation centralisée n’est pas une condition pour la mise en place d’un groupement et tout comme le groupement de commandes, elle doit mener à un réel gain financier pour les membres Couperin.
Présentation des offres : description des contenus et services et simulation tarifaire
Afin de permettre la diffusion des offres auprès des membres du consortium Couperin, les éditeurs sont tenus de fournir les informations suivantes, tant au DND qu’au négociateur :
- Montants pratiqués et proposition tarifaire 2025 :
- Pour chaque ressource : le carnet de commandes pour l’année en cours (2024) présenté à partir d’un modèle fourni par le Département des négociations documentaires (DND). La fourniture de ce tableau devra mentionner la liste des commandes effectives ou les engagements (facturés ou non) pour tous les membres du consortium.
- Une description précise et exhaustive des contenus et services et du modèle tarifaire proposés. Dans le cas des renouvellements, toute évolution doit être précisée, qu’il s’agisse notamment du nombre de titres, d’une évolution des tranches tarifaires, d’une variation de prix, ou les conditions de dégressivité des tarifs.
- Le fournisseur devra fournir au minimum une proposition tarifaire sur la base du périmètre d’établissements de l’année en cours (2024). Elle peut être complétée par les propositions pour tout établissement supplémentaire. La proposition comportera le coût détaillé par établissement, sauf quand la répartition des coûts entre les membres relève d’un modèle interne au consortium.
- Le négociateur sera systématiquement informé des devis individualisés intervenant après la diffusion de l’offre par Couperin. Les tarifs proposés à chaque établissement devront être conformes à l’offre validée par la lettre d’accord.
NB : Si le fournisseur venait à faire à un membre du consortium une offre plus avantageuse que celle validée par le consortium (renégociation « en direct »), les conditions de cette nouvelle offre devront être répercutées automatiquement sur l’ensemble des autres membres. Les cas particuliers doivent être négociés avec le négociateur et non directement avec l’établissement membre, et ce pendant la négociation et non a posteriori.
Licence-type
La fourniture préalable de la licence est obligatoire. Nous attirons l’attention des éditeurs sur le fait que, conformément à la loi n°94-665 du 4 août 1994 traitant notamment de l’emploi du français dans les administrations françaises, les agents comptables des établissements sont en droit d’exiger une licence en français pour autoriser la mise en paiement des factures.
Afin d’éviter tout problème de paiement, les fournisseurs sont priés de fournir une licence en français, la version en langue étrangère n’a qu’une valeur indicative.
De même, en cas de litige qui ne trouverait pas de solution amiable, selon le code des marchés publics qui régit les accords passés par les institutions publiques françaises avec des fournisseurs privés, les litiges éventuels sont réglés par les lois et règlements du droit français et sont de la compétence du Tribunal Administratif (TA) du siège de l’Abonné ou du porteur du groupement de commandes. Toute mention d’un tribunal étranger dans la licence est inacceptable, car inapplicable, et pourrait entraîner son rejet par les services juridiques des institutions.
Si nécessaire, les documents contractuels sont susceptibles d’être soumis à l’expertise d’un cabinet juridique spécialisé, à la demande des négociateurs, après accord des co-responsables du Département des Négociations documentaires (DND).
Lettre d’accord
Quand une négociation est conclue et qu’elle ne donne pas lieu à un groupement de commandes coordonné par le porteur d’un marché public, une lettre d’accord sera établie entre le fournisseur et Couperin. Ce document vise à formaliser l’engagement du fournisseur et à définir le périmètre de l’offre, les usagers autorisés, les droits associés aux documents, les conditions tarifaires, la durée de l’accord, etc. Ce document constituera un document de référence en cas de désaccord et une base objective pour les futures négociations mais aussi un outil utile de mutualisation pour les négociations. Il doit être signé par le négociateur et par un représentant de l’éditeur et fourni au négociateur en même temps que l’offre commerciale et que la licence.
La diffusion des offres auprès des membres ne pourra se faire sans ces documents.
Accès public aux documents relatifs aux négociations
Couperin applique la réglementation européenne et française afférente à la liberté d’information, et notamment concernant les établissements abonnés relevant du secteur public, les stipulations du Code des relations entre le public et l’administration. Aucune clause de confidentialité ne devra donc être incluse dans les contrats et accords.
Cette position est conforme aux engagements du gouvernement français dans le cadre du Partenariat pour un gouvernement ouvert et notamment l’engagement 18 « Construire un écosystème de la « science ouverte ».
Le Consortium Couperin reçoit mandat des établissements membres pour procéder au recueil auprès des fournisseurs des informations sur les montants facturés à chaque établissement, conformément à la charte de l’adhérent.
Du fait de son acceptation d’une négociation consortiale, le fournisseur s’engage à fournir au consortium la liste des établissements membres de Couperin abonnés ainsi que les montants facturés.
Les montants acquittés par les différents établissements sont annuellement publiés sur le https://data.enseignementsup-recherche.gouv.fr/pages/home/.
Christine WEIL-MIKO
Responsable du Département des Négociations Documentaires
Adeline REGE
Co-Responsable du Département des Négociations Documentaires